Kapazität ist mehr als die Zahl der Monteure
Wer an Kapazität denkt, rechnet meist zuerst Kolonnen und Montagetage. Tatsächlich besteht ein Auftrag aus mehreren Phasen, die unterschiedliche Engpässe haben: Beratung und Besichtigung, Angebotserstellung, Planung und Netzanmeldung, Materialbeschaffung, Montage, Inbetriebnahme und Dokumentation. Jede Phase bindet Zeit von anderen Personen.
Der Engpass eines Betriebs liegt deshalb nicht immer auf dem Dach oder in der Heizungsmontage. Häufig sind es die Menschen, die Angebote schreiben, Termine koordinieren und Anmeldungen vorbereiten. Wer nur die Montage betrachtet, übersieht den Rückstau davor.
Die Bausteine der Kapazitätsplanung
Kolonnenplanung
Legen Sie fest, wie viele Montageteams Sie realistisch einsetzen können und welche Arbeiten sie parallel erledigen. Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheit, Schulungen und Fahrzeiten. Ein Plan, der nur bei voller Besetzung funktioniert, ist keiner. Planen Sie lieber mit einem Puffer, statt jeden Tag voll zu belegen.
Angebotsvorlauf
Bevor ein Auftrag montiert wird, vergeht Zeit für Termin, Angebot und Entscheidung des Kunden. Behalten Sie im Blick, wie viele Angebote gleichzeitig offen sind und wie lange Sie für ein Angebot brauchen. Ein langer Angebotsstau führt zu Verzögerung, und wer lange wartet, springt eher ab. Das passt zu den Hinweisen in Anfragen schnell bearbeiten.
Montagekapazität und Material
Prüfen Sie, wie viele Montagen pro Woche oder Monat Sie leisten können und wie sich Lieferzeiten von Komponenten auswirken. Auch Netzbetreiber-Fristen und Terminabstimmungen mit Kunden beeinflussen den tatsächlichen Durchsatz. Rechnen Sie vom bestätigten Auftrag bis zur Inbetriebnahme, nicht nur bis zum Montageende.
Hypothetische Rechenhilfe
Formel zur Orientierung: Auftragsbestand geteilt durch Aufträge, die Sie pro Woche abarbeiten können, ergibt die Wartezeit in Wochen. Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Bei 30 bestätigten Aufträgen im Bestand und 3 abgearbeiteten Aufträgen je Woche beträgt die rechnerische Wartezeit 10 Wochen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
Engpässe rechtzeitig erkennen
Engpässe kündigen sich meist früher an, als sie spürbar werden. Die folgenden Signale sind brauchbare Frühwarnzeichen:
- Rückrufe an Interessenten verzögern sich über Ihre eigenen Zielzeiten hinaus.
- Die Liste offener Angebote wächst, ohne dass sie abgearbeitet wird.
- Termine für Vor-Ort-Besichtigungen liegen immer weiter in der Zukunft.
- Montagetermine werden verschoben oder Material wird kurzfristig organisiert.
- Überstunden und Hektik im Team nehmen zu, Fehler und Nacharbeiten ebenfalls.
- Kunden fragen häufiger nach dem Stand, weil sie nicht informiert wurden.
Messen Sie diese Zeichen, statt nur nach Gefühl zu entscheiden. Mit der wöchentlichen Auswertung aus Vom Lead zum Auftrag sehen Sie, wo sich Anfragen stauen: zwischen Anfrage und Erstkontakt, zwischen Termin und Angebot oder zwischen Auftrag und Montage.
Wartezeiten ehrlich kommunizieren
Kunden akzeptieren Wartezeiten eher als unklare Zusagen, die später gebrochen werden. Nennen Sie deshalb realistische Zeiträume, auch wenn sie unbequem sind, und begründen Sie sie kurz, etwa mit Terminlage, Lieferzeiten oder Netzbetreiber-Prozessen.
- Sagen Sie im Erstkontakt, wann Sie frühestens einen Besichtigungstermin anbieten können.
- Nennen Sie im Angebot einen voraussichtlichen Montagezeitraum und kennzeichnen Sie ihn als Planung, nicht als Garantie.
- Informieren Sie den Kunden aktiv, wenn sich ein Termin verschiebt, bevor er nachfragen muss.
- Wenn Sie ein Projekt nicht annehmen können, sagen Sie es früh und offen, damit der Interessent nicht unnötig wartet.
Das schützt Ihren Ruf. Ein abgelehnter Kunde, der schnell Klarheit bekommt, ist oft weniger verärgert als ein Kunde, der wochenlang hingehalten wird.
Die Menge der Anfragen steuern
Wenn Sie Anfragen über das Partnerportal erhalten, haben Sie mehrere Stellschrauben. Sie legen Ihr Einsatzgebiet und den Radius fest. Anfragen sind regional über die Postleitzahl zugeordnet. Ein kleinerer Radius verringert die Zahl der Anfragen und kürzt Fahrwege, ein größerer erhöht beides. Wie Sie das Gebiet sinnvoll zuschneiden, steht in Einsatzgebiet und Radius festlegen.
- Radius anpassen: Verkleinern Sie ihn, wenn Fahrzeiten und Anfragen Ihre Kapazität übersteigen, und erweitern Sie ihn, wenn Luft ist.
- Leistungen auswählen: Konzentrieren Sie sich auf Gewerke, die Sie zuverlässig leisten können, etwa Photovoltaik oder Wärmepumpen.
- Pausieren: Wenn Ihr Bestand voll ist, ist eine zeitweise Pause besser als unbeantwortete Anfragen. Klären Sie die Möglichkeiten und Bedingungen dazu im Onboarding und im Partnerbereich.
- Exklusiv oder geteilt: Mit der Exklusiv-Option erhalten Sie alle Anfragen in Ihrem Radius allein, andernfalls teilen sich bis zu 3 Partner eine Anfrage. Das beeinflusst Menge und Wettbewerb. Mehr dazu in Exklusive vs. geteilte Leads.
Die Abrechnung erfolgt je Anfrage netto (zuzüglich Umsatzsteuer). Jede Anfrage, die Sie nicht bearbeiten können, kostet Sie daher trotzdem. Das ist ein weiterer Grund, die Menge an Ihre Kapazität anzupassen. Preise und Konditionen erfahren Sie auf der Seite Preise.
Praktisches Vorgehen: Kapazität Schritt für Schritt bestimmen
Wer seine Kapazität noch nie systematisch erfasst hat, kann mit einer einfachen Bestandsaufnahme beginnen. Sie brauchen dafür keine Spezialsoftware, sondern ehrliche Antworten auf einige Fragen.
- Erfassen Sie, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter pro Woche tatsächlich für Beratung, Angebote, Planung und Montage einsetzen können. Ziehen Sie Urlaub, Schulungen und Fahrten ab.
- Ermitteln Sie anhand abgeschlossener Aufträge, wie viele Stunden ein typischer Auftrag je Phase benötigt. Nutzen Sie Ihre eigenen Daten, keine Schätzwerte aus Branchenberichten.
- Teilen Sie die verfügbaren Stunden durch den Aufwand je Auftrag und Phase. Die kleinste Zahl ist Ihr Engpass.
- Legen Sie fest, welche Zahl neuer Anfragen Sie pro Woche bearbeiten können, wenn Sie Ihre Quoten aus der Auswertung zugrunde legen.
- Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob Reaktionszeit, Angebotsstau und Montagetermine im Plan liegen, und passen Sie die Annahmen an.
Das Ergebnis ist keine exakte Wissenschaft, aber eine brauchbare Orientierung. Wichtig ist, die Rechnung regelmäßig zu aktualisieren, etwa bei neuen Mitarbeitern, Urlaubszeiten oder größeren Einzelprojekten. Saisonale Spitzen, etwa im Frühjahr oder bei Ablauf von Förderfristen, sollten Sie gesondert planen und Reserven dafür einkalkulieren.
Mitarbeiter einbinden
Die Menschen, die Montage und Planung leisten, kennen die Engpässe am besten. Fragen Sie regelmäßig, wo es hakt: bei Material, bei Terminen, bei unklaren Angeboten oder bei Nacharbeit. Ein kurzes wöchentliches Abstimmungsgespräch deckt Probleme früher auf als jede Tabelle. Beziehen Sie dabei auch Zuarbeiter im Büro ein, denn dort entstehen die Wartezeiten, die Kunden zuerst spüren.
Qualität nicht der Menge opfern
Wenn Aufträge schneller abgearbeitet werden sollen als geplant, leiden zuerst Dokumentation, Nachkontrolle und Übergabe. Das rächt sich später in Reklamationen und Nacharbeit, die wiederum Kapazität binden. Eine bewusst geringere Menge mit sauberer Ausführung ist langfristig meist die bessere Entscheidung als ein überladener Terminplan. Das gilt auch für die Angebotsphase, in der unvollständige Angebote zu Rückfragen und Zusatzaufwand führen.
Typische Fehler bei der Kapazitätsplanung
- Nur die Montage geplant: Der Rückstau bei Angebot, Planung und Netzanmeldung bleibt unsichtbar, bis Kunden sich beschweren.
- Keine Puffer: Jede Verzögerung bei Material oder Krankheit verschiebt sofort alle Folgetermine.
- Zusagen ohne Prüfung: Termine werden im Verkaufsgespräch genannt, ohne den aktuellen Auftragsbestand zu kennen.
- Wachstum ohne Organisation: Neue Anfragen werden angenommen, bevor Zuständigkeiten, Vorlagen und Abläufe stehen.
- Keine Rückmeldung an Interessenten: Wer nicht bedient werden kann, hört nichts mehr und wird den Betrieb nicht weiterempfehlen.
Wenn Sie eine dieser Fallen bei sich erkennen, beginnen Sie mit der kleinsten Änderung: einer gemeinsamen Terminübersicht, auf die Vertrieb, Büro und Montage zugreifen. Sie verhindert viele Doppelzusagen und macht Engpässe sofort sichtbar.
Fazit und Handlungsempfehlung
Prüfen Sie nicht nur, wie viele Aufträge Sie montieren können, sondern wie viele Anfragen Sie in jeder Phase sauber bearbeiten. Messen Sie Wartezeiten, beobachten Sie Frühwarnzeichen und kommunizieren Sie ehrlich. Steuern Sie über Radius, Leistungsumfang und Pausen, bevor Qualität und Reaktionszeit leiden.
Wie der Ablauf von der Bewerbung bis zu den ersten Anfragen funktioniert, steht unter So funktioniert es. Wenn Sie Anfragen aus Ihrer Region passend zu Ihrer Kapazität erhalten möchten: Jetzt als Partner bewerben.
Häufige Fragen
Wie finde ich heraus, wie viele Anfragen ich bearbeiten kann?
Rechnen Sie vom Ende her: Wie viele Montagen schaffen Sie pro Woche, und wie viele Angebote und Besichtigungen sind dafür nötig? Kombinieren Sie das mit Ihren eigenen Quoten aus der Auswertung. Starten Sie lieber vorsichtig, beobachten Sie Reaktionszeit und Angebotsstau und erweitern Sie den Umfang schrittweise.
Was tue ich, wenn plötzlich zu viele Anfragen eingehen?
Priorisieren Sie nach Eingang und Einsatzgebiet, antworten Sie allen zeitnah und sagen Sie bei Engpässen offen, wann ein Termin möglich ist. Verkleinern Sie dann den Radius oder pausieren Sie, sofern das möglich ist. Eine kurze Rückmeldung an Interessenten, die Sie nicht bedienen können, ist besser als Schweigen.
Wie lange darf ich Kunden auf einen Termin warten lassen?
Eine feste Grenze gibt es nicht, entscheidend ist Ehrlichkeit. Nennen Sie realistische Zeiträume und halten Sie sie ein. Je länger die Wartezeit, desto wichtiger ist aktive Kommunikation. Interessenten vergleichen meist mehrere Betriebe, daher sollten Sie Ihre Reaktionszeit auch bei langer Montagewartezeit kurz halten.
Sollte ich im Zweifel lieber ein größeres Einsatzgebiet wählen?
Nicht unbedingt. Ein größeres Gebiet bringt mehr Anfragen, aber auch längere Fahrwege und mehr Koordination. Wählen Sie das Gebiet so, dass Sie Anfragen schnell und wirtschaftlich bedienen können, und passen Sie es an, wenn sich Ihre Auslastung ändert.
Wann lohnt sich Exklusivität bei knapper Kapazität?
Mit der Exklusiv-Option erhalten Sie alle Anfragen in Ihrem Radius allein, was die Menge erhöhen kann. Bei knapper Kapazität sollten Sie das mit einem engeren Radius kombinieren. Ob Exklusivität passt, hängt von Auslastung und Zielen ab und lässt sich im Onboarding besprechen.